小規模オフィスのレイアウトプランニング大公開!

 




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元ハウスメーカーのインテリアコーディネーター。
ちょっとしたコツとポイントで、お金をかけずに素敵インテリアにすることが得意。
多すぎるモノを減らしたら、ストレスフリーで快適な、家事がはかどる家に!
モノとの付き合い方について話し出すと、止まらなくなります・・

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山口晃子

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元ハウスメーカーのインテリアコーディネーター。 ちょっとしたコツとポイントで、お金をかけずに素敵インテリアにすることが得意。 多すぎるモノを減らしたら、ストレスフリーで時短がかなう家に。 モノとの付き合い方について話し出すと、止まらなくなります・・
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こんにちは。山口です。

今日は、先月から取り組んでいたオフィス移転に伴うレイアウトプランニングについてご紹介したいと思います。

最近はオフィスのあり方も様変わりし、一人ずつ決まった固定席ではなく、好きな場所で作業できるような環境になりつつありますね。

時代のニーズにフィットしたプランニングができるよう、日々勉強です!

では、さっそくご紹介しますね。

ご要望をプランに落とし込む

ヒアリングでお伺いしたレイアウトに対するご要望は、

・一室の中で会議室を設けたい→プライバシー確保のため、間仕切りは天井まであるのがベター
・会議室の使用人数はMAX6名予定→ホワイトボード必須
・会議室テーブル→現状のまま使う予定
・事務方は固定席、その他社員で常駐が2名
・固定席からフリーアドレスへと移行させたいが、その根拠となる捨て案プランも必要
・現状あまり利用されていない、ハイカウンターを有効活用したい(窓際?)
・現状の2室(執務室・会議室)から1室になるので、容量的に持っていけないモノがどれくらいあるかがわかるように

担当の方から社長様へプレゼンしていただくので、スムーズにお話が進むように『パッと見てわかる』を目指してプランしました。

 

まずはたたき台3案

比較検討していただくため、まず、たたき台となる3案をつくりました。

A案:現状のデスクなどを最大限使うコスト重視プラン

B案:席数を増やす+常駐者の居心地重視プラン

C案:先のことを考え、思い切って全席フリーアドレスプラン

今回は固定席(今ある片袖机を使う)・フリーアドレス(好きな席を選べる)の席数を気にされていらしたので、図面の左下に座席数をまとめました。

もっと通路を広くゆったりと取りたいところですが、なるだけ席数を確保したいということでしたので、最低限のスペースとなっています。

もっとも、フリーアドレスエリアが常時満席になることはないよう(現状フリーアドレス8席のうち3席埋まる程度)ですので、すし詰め状態にはならないと想定しました。

 

図面だけでプレゼン?

建築を仕事にしている方なら、図面を見ただけでプレゼンもできるでしょう。

でも、今回は全く建築とは関係ない業種の会社様。

ということで、プレゼンができるようにポイントをまとめた資料を作成しました。

各プランの特徴、メリット・デメリットなどをまとめました。

これで『パッと見てわかる』レベルになったでしょうか?

 

たたき台から何を考えるか?

3案を提出したところ、さっそくご連絡がありました。

Aはスペース的に厳しい
Bはコスト的に現実的でも使いづらさが残る
Cが理想だがコストも掛かる

こんな感じのイメージでしょうか?

私からは、

スペース的な問題・コストの問題といろいろありますが、何を大事にしたいのか?何よりも優先したいいのは?など、見つめ直していただくことで、どちらの方向に進むのが良いか見えてきますよ
とお伝えしました。

なるだけ多くの座席が必要、コミュニケーションの円滑さが重要、など新しいオフィスでどうなりたいのか?を考えることは大事ですね。

 

方向性が決まった

会議でのプレゼンを経て、方向性が決まったとのご連絡。

『B案をベースに固定席スタッフもフリーアドレス席を利用するイメージで』と修正案のラフ図まで送って下さりました。

今まで従来からある片袖机(右側に引き出しがついた事務机)でお仕事されていた方が荷物をロッカーに収めるということで、大きめのロッカーが7名分必要とのことでした。

早速修正作業に。

 

修正しながら下見など

送っていただいたラフ図を見ながら、修正します。

全席フリーアドレスという展開は望みが薄いと感じていたので、この展開にワクワク!

ひとまず指示通りの修正をしてみました。

うーん。会議室側のフリーアドレス席が狭い…

ロッカーはこんなに必要なのだろうか?という疑問がふつふつと湧いてきました。

そこで、ロッカーに収めたい荷物についての質問をさせていただき、当面は以前からあるロッカーと、機密資料を保管できる容量で施錠できるタイプを探してみることに。

しかし…ないんですよね。オフィス家具系のカタログで調べても、なかなか見つからないので、下見に行くことにしました。

 

意外なところで発見

じゃーん。

なんとIKEAにあるではないですか!

普通のオフィス家具系だと、容量が大きいタイプは洋服を掛けるハンガーや網棚があるものしかなかったので、うれしい発見です。

このロッカーは棚板の位置を調整でき、南京錠を用意すれば施錠も可能なので、書類を保管するには良いと感じました。

そして…

会議室にもコンパクトかつ機能的なデスクを発見!

ホワイトボードの壁掛けができれば更に省スペースなんですが、自社ビルでもないので、壁に穴は開けられませんね。残念。

せっかくなので、このロッカーと会議テーブルをプランに入れてみることにしました。

ロッカーの位置を調整し、フリーアドレスエリアも少しだけ使い勝手がよくなりました。

会議室は言わずもがな、3台の長机を合わせるよりもスッキリですね。

この修正2案で再提出。

今回は特別にCGも用意しました。

 

順調に進んでプラン決定!

IKEAのロッカーと会議テーブルも気に入っていただけ、プランも決定!

次は商品発注とIKEAへ代理購入に…と進めていたのですが…

残念なことに、移転先の部屋が別の会社に契約されてしまった!との連絡が。

えええええ!そんなことってあるの?!という感じですが、どうやら手違いで契約完了できていなかったそうです(泣)

ここまできて、白紙になるとは思っていなかったので、ショックは隠しきれないですが、とても勉強になりました!

また次の機会にはこのプランを活かし、さらに良いオフィス作りのお手伝いができるよう、もっと勉強しておきます。

今後は小規模なオフィスのプランにもトライしたいです。

ホームオフィスや小規模オフィスのプランニングのご用命、お待ちしております!

 

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